Mail-Archivierung

Mail-Archivierung ist jetzt gesetzliche Pflicht – ohne weitere Hintertüren!

NICHT ZU ARCHIVIEREN IST EINE STRAFTAT!

Anforderungen an eine E-Mail Archivierungslösung

Für die Archivierung gelten ab dem 1. Januar 2017 die "Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff" (GoBD) und es wird so keine weiteren Hintertüren mehr geben.

Das heißt konkret für Ihr Unternehmen: Betroffen ist jedes Unternehmen, das/welches digitalen Geschäftsverkehr durchführt. Werden Angebote, Rechnungen, Handelsbriefe etc. digital verarbeitet, z.B. per E-Mail gesendet oder empfangen, muss spätestens zum 31. Dezember 2016 gehandelt werden!

Die Gesetze zur E-Mail Archivierung verlangen die unveränderte und unveränderbare Speicherung über sehr lange Zeiträume - 6, 10, 30 Jahre oder sogar ewig/unbefristet.

Schutz vor Datenverlust

Sichere, langfristige und zentrale Aufbewahrung aller E-Mails. UMA archiviert alle E-Mails für beliebig lange Zeiträume nach gesetzlichen Vorgaben.

Intuitive Oberfläche

Die Suche im Google-Style ermöglicht das einfache Finden von Informationen in E-Mails und indexierbaren Anhängen.

Gesetzliche Anforderungen

Signierung von E-Mails und Dokumenten mit qualifizierten Zeitstempeln und rechtssichere E-Mail-Archivierung nach höchsten Standards (GoBD und BSI TR 03125).

Entlastung Mailserver

Steigern Sie die Performance Ihres Mail-Servers durch die Auslagerung historischer E-Mails in das Archiv.

Warum Sie eine E-Mail Archivierungslösung benötigen:

Vorteile Geschäftsführer

Speichern Sie Ihre E-Mails langfristig, sicher und zentral an einem Speicherort, der zusätzlich verschlüsselt gesichert wird.

Schutz vor Manipulation und Löschung von E-Mails – Es können zwar E-Mails in Outlook oder auf dem Exchange Server gelöscht werden, jedoch ist es nicht möglich, E-Mails in dem E-Mail Archiv zu löschen oder zu manipulieren. Die Wiederherstellung absichtlich oder "versehentlich" gelöschter E-Mails sind in Sekunden möglich.

Produktivitätssteigerung – Erstellen Sie eine Wissensdatenbank und sorgen Sie dafür, dass Mitarbeiter schneller benötigte E-Mails durch umfangreiche Detailsuche und Outlook-Plugins finden.

Automatisierter Betrieb mit geringen Laufkosten – E-Mails werden vollautomatisiert archiviert und in revisionssichere Langzeitarchive abgelegt.

Vier-Augen-Prinzip nach Datenschutzbestimmungen – Nutzung des Mail-Archivs mit einem Supervisor-Mode möglich.

Vorteile Anwender

Automatisches Dokumenten-Management – Automatisierte Archivierung der geschäftsrelevanten E-Mails und schnelleres Finden von Dokumenten.

Hier nur einige Vorteile für Sie:

  • Volltextsuche
  • einem verschiebbaren Zeitstrahl zur Daten-Eingrenzung
  • Vorschaubilder für Dokumente,
  • Kategorien
  • ....vieles mehr.

Die Datenaufbereitung durch das DMS-System erfolgt automatisch und selbständig im Hintergrund (z.B. Erstellung von Vorschaubildern, Indexierung, OCR in Bildern).

E-Mail Wiederherstellung und Backup in einem System. Büro-Mitarbeiter können per Drag and Drop gelöschte E-Mails selbst wiederherstellen und verfügen somit über ein sicheres Backup ihres eigenen Datenbestandes.

Rechtliche Aspekte

Qualifizierte Zeitstempel – Im Gegensatz zu anderen Archivierungslösungen verwendet Securepoint UMA für die Langzeit-Archivierung qualifizierte Zeitstempel.

Diese werden täglich jeder UMA automatisch von einem deutschen, akkreditierten Trustcenter zur Verfügung gestellt.

Wenn in das UMA-Archiv signierte und nicht signierte E-Mails und Dokumente gelangen, wird durch den Einsatz von qualifizierten Zeitstempeln nach gesetzlichen Anforderungen sichergestellt, dass die Daten, die zu einem bestimmten Zeitpunkt vorlagen, nicht manipuliert worden sind.

Mit diesen Zeitstempeln können somit alle E-Mails und Dokumente automatisch revisionssicher versehen und archiviert werden.

Die Archivierung erfolgt gesetzeskonform, revisionssicher und automatisch nach GoBD (ersetzt GDPdU und GoBS), HGB, AO, Basel II sowie BSI TR 03125, dem höchsten deutschen Standard.

Haben Sie Ihre gewünschte Leistung nicht gefunden? Wir helfen Ihnen gerne!

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